O que é ERP e qual a sua utilidade?

Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para cada departamento da companhia, não seria melhor contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? �? justamente isso que uma solução de ERP oferece.

Com um único sistema integrando todos os departamentos �?? ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto não está tendo a saída desejada e desenvolver uma nova estratégia para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para este trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar mais recursos.

Perceba, com estes exemplos, que há várias situações onde a integração de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, resultando em maior consumo de tempo, mais gastos e até em excessivos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

Neste ponto, você já deve ter percebido o quão importantes sistemas de gestão podem ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades.

O ERP custa pouco ou muito?

Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos executivos das Empresas sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.

A escolha do ERP adequado para sua empresa

Para ajudá-lo a saber qual o ERP mais adequado para a dinâmica do seu negócio, listamos abaixo os cinco primeiros passos que qualquer empresário precisa seguir para fazer a escolha certa:

1- Antes de qualquer coisa, identifique o seu real objetivo para a contratação de um sistema de gestão. Para isto, procure mapear as necessidades, ambições e prioridades da organização.

2- Convide os principais usuários do sistema para participarem do processo desde o início. Afinal, serão eles os principais responsáveis por acompanhar a implantação do projeto.

3- Ao procurar as opções de ERPs, faça comparações realistas que englobem as necessidades mais importantes da sua empresa.

4- A escolha da solução deve ser feita por uma comissão composta por representantes de diversos departamentos, incluindo o responsável pela área de Tecnologia e de Finanças.

5- Estude as competências da empresa que realizará o serviço de instalação, configuração, treinamento e suporte, verifique se a mesma exerce o seu trabalho com seriedade. Além disso, é importante que os seus profissionais, por parte do cliente, conheçam o negócio da própria empresa. Isto, sem dúvida, é um fator de sucesso do projeto de implementação de um ERP.

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�? preciso tomar decisões e gerar excelentes resultados. Temos visto a necessidade de agir e causar mudanças no mercado em que estamos inseridos para trazer resultados. Podemos chamar esta ação e impacto de inovação. Assim é possível se manter vivo e competitivo.

Mas por onde começamos? Como resolver estes dilemas?

Um dos caminhos é competir com base em análises. Toda empresa tem processos, organizados ou não, e estes processos geram dados, informação, conhecimento. Quando a empresa utiliza softwares para realizar a gestão, os dados recolhidos a partir da execução dos processos são centralizados em um banco de dados, facilitando o processamento. Quando se utiliza mais de um aplicativo, surge a necessidade de integrar os dados recolhidos e gerenciados em cada aplicativo, para consolidar as informações e construir conhecimento consistente.

Ao longo do tempo, para criar meios de diferenciação ou meios de manter as empresas competitivas analiticamente, surgiram soluções tecnológicas que trabalham sobre coleções de dados efetuando análises de forma inteligente. Estas soluções são conhecidas como Business Inteligence, ou, Inteligência de Negócios, e ERPs, e podem ser profundamente atreladas às metas das empresas que as utilizam.

Entretanto, a empresa necessita construir uma base com dados de qualidade. O fato é que cada operação realizada na empresa deve ser registrada, se possível utilizando-se de softwares. E é importante ressaltar que os dados não tem origem apenas interna, eles são compartilhados com fornecedores, clientes, e outros parceiros, através de documentos de vendas, orçamentos, produtos, finanças, e outros.

Para a empresa se beneficiar de seus dados, é preciso manter-los em formatos padronizados, integrar, extrair, processar e armazena-los em repositórios (chamados de banco de dados). Tais tratamentos são muito importantes, pois é a partir destes dados que a solução de Inteligência de Negócios ou ERP vai efetuar consultas, mensurar o andamento da empresa, e apresentar as medidas aos gestores. Assim é possível refletir, inovar, a fim de se manter na frente dos competidores.

Fonte: Sergio Vinicius �?? administradores.com.br

O futuro é imprevisível, no entanto podemos minimizar dissabores resultantes de determinadas ações através de decisões de planejamento.

Planejar é organizar sistematicamente as decisões relacionadas ao futuro, no entanto há gestores que acham planejar perca de tempo, quando na verdade este tempo �??despendido�?� no planejamento é economizado na execução.

Geralmente as ações falham por duas maneiras: a primeira e mais comum é que não as programamos, acreditamos que no fim dá tudo certo, além de que algumas filosofias entre aspas pairam sobre o aspecto de que se não deu certo é por conta de não termos atingido o final de um determinado ciclo.

Nas empresas por vezes nos deparamos com a primeira situação principalmente em gestões sisudas que cobram o resultado a qualquer preço, e daí não tem jeito, poderá ser que por conta de pressões acima do adequado nos encontremos forçados a ignorarmos algumas fases do processo de planejar, tão importante quanto agirmos.

Já na segunda situação, por vezes o planejamento existe no papel, e por conta de �??n�?� fatores não conseguimos colocar em prática efetivamente, geralmente postergações de ações intermediárias são o mais comum, seguidas de falhas no cumprimento do orçamento.

No processo de planejamento somos dependentes do coletivo, não há como implantarmos ações e desdobramentos em projetos sós, sem o comprometimento e a colaboração dos pares.

Em ambas as situações, se não forem monitoradas e cobradas adequadamente, poderão levar as empresas ao retrabalho, ao fracasso na realização e ao desligamento dos �??encabeçadores do projeto�?�.

Se você foi cogitado para tocar um projeto, tenha em mente que a primeira coisa é fazer com que as pessoas �??comprem�?� a ideia.

A forma mais comum de fazermos isso é sensibilizando os colaboradores em relação à necessidade da mudança a ser prevista.

A través do planejamento é possível:

a) Estabelecer os objetivos e resultados a serem atingidos e meios para concretizá-los
b) Termos atitudes assertivas na promoção de mudanças, tornando-as exequíveis
c) Agir proativamente e reativamente fazendo acontecer verdadeiramente as transformações de maneira adequada, nem mais nem menos.

Segundo a �??bíblia�?� do gerenciamento de projetos, o PMBOOK �?? �??Project Management Body Of Knowledge�?�, ou �??Livro de Boas Práticas no Gerenciamento de Projetos�?�, que está na sua 5ª Edição (2013), são dez as áreas do conhecimento envolvidas num planejamento de projeto: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisição e partes interessadas.

�? preciso pulso firme quando estamos conduzindo o planejamento e determinada autonomia para cobrarmos desdobramentos e ações necessárias para atingirmos os resultados previstos.

Recomenda o manual a estruturação por área de conhecimento, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento, contemplando:

1. Integração: Desenvolver o termo de abertura do projeto e o plano de gerenciamento, orientar e gerenciar, monitorar e controlar, realizar o controle integrado das mudanças e encerrar o projeto ou suas fases.
2. Escopo: Planejar o gerenciamento, coletar os requisitos, definir, criar a estrutura analítica do projeto, validar e controlar o escopo.
3. Tempo: Para este que talvez seja um dos fatores mais críticos, pois �??recuperar o tempo perdido requer ainda mais tempo�?�; planejar o gerenciamento do cronograma, definir atividades, sequenciar, estimar os recursos e as durações das atividades, desenvolver e o cronograma.
4. Custos: Planejar o gerenciamento dos custos, estimá-los, determinar o orçamento, controlar os custos.
5. Qualidade: Planejar o gerenciamento, realizar a garantia, controlar a qualidade.
6. Recursos humanos: Planejar o gerenciamento dos recursos humanos, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto.
7. Comunicações: Planejar o gerenciamento, gerenciar e controlar as comunicações.
8. Riscos: Planejar o gerenciamento, identificar, realizar a análise qualitativa e quantitativa dos riscos, planejar suas respostas.
9. Planejar o gerenciamento das aquisições, conduzir, controlar e encerrar as aquisições.
10. Partes interessadas: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento, gerenciar e controlar o envolvimento.

Por fim dou aqui uma dica, o �??celebrate�?�, é importante comemorar, fizemos o que estava previsto, a empresa passou a ganhar mais, o patrão está feliz por ter alcançado seus objetivos e por qual razão não comemorarmos? Celebrar é preciso. Cria um clima de conquista no ambiente de trabalho facilitando assim o envolvimento dos colaboradores em desafios futuros.

Fonte: Palmério Gusmão �?? www.administradores.com.br