Há gestores que acham que planejar é perda de tempo, quando na verdade este tempo �??despendido�?� no planejamento é economizado na execução do projeto
O futuro é imprevisível, no entanto podemos minimizar dissabores resultantes de determinadas ações através de decisões de planejamento.
Planejar é organizar sistematicamente as decisões relacionadas ao futuro, no entanto há gestores que acham planejar perca de tempo, quando na verdade este tempo �??despendido�?� no planejamento é economizado na execução.
Geralmente as ações falham por duas maneiras: a primeira e mais comum é que não as programamos, acreditamos que no fim dá tudo certo, além de que algumas filosofias entre aspas pairam sobre o aspecto de que se não deu certo é por conta de não termos atingido o final de um determinado ciclo.
Nas empresas por vezes nos deparamos com a primeira situação principalmente em gestões sisudas que cobram o resultado a qualquer preço, e daí não tem jeito, poderá ser que por conta de pressões acima do adequado nos encontremos forçados a ignorarmos algumas fases do processo de planejar, tão importante quanto agirmos.
Já na segunda situação, por vezes o planejamento existe no papel, e por conta de �??n�?� fatores não conseguimos colocar em prática efetivamente, geralmente postergações de ações intermediárias são o mais comum, seguidas de falhas no cumprimento do orçamento.
No processo de planejamento somos dependentes do coletivo, não há como implantarmos ações e desdobramentos em projetos sós, sem o comprometimento e a colaboração dos pares.
Em ambas as situações, se não forem monitoradas e cobradas adequadamente, poderão levar as empresas ao retrabalho, ao fracasso na realização e ao desligamento dos �??encabeçadores do projeto�?�.
Se você foi cogitado para tocar um projeto, tenha em mente que a primeira coisa é fazer com que as pessoas �??comprem�?� a ideia.
A forma mais comum de fazermos isso é sensibilizando os colaboradores em relação à necessidade da mudança a ser prevista.
A través do planejamento é possível:
a) Estabelecer os objetivos e resultados a serem atingidos e meios para concretizá-los
b) Termos atitudes assertivas na promoção de mudanças, tornando-as exequíveis
c) Agir proativamente e reativamente fazendo acontecer verdadeiramente as transformações de maneira adequada, nem mais nem menos.
Segundo a �??bíblia�?� do gerenciamento de projetos, o PMBOOK �?? �??Project Management Body Of Knowledge�?�, ou �??Livro de Boas Práticas no Gerenciamento de Projetos�?�, que está na sua 5ª Edição (2013), são dez as áreas do conhecimento envolvidas num planejamento de projeto: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisição e partes interessadas.
�? preciso pulso firme quando estamos conduzindo o planejamento e determinada autonomia para cobrarmos desdobramentos e ações necessárias para atingirmos os resultados previstos.
Recomenda o manual a estruturação por área de conhecimento, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento, contemplando:
1. Integração: Desenvolver o termo de abertura do projeto e o plano de gerenciamento, orientar e gerenciar, monitorar e controlar, realizar o controle integrado das mudanças e encerrar o projeto ou suas fases.
2. Escopo: Planejar o gerenciamento, coletar os requisitos, definir, criar a estrutura analítica do projeto, validar e controlar o escopo.
3. Tempo: Para este que talvez seja um dos fatores mais críticos, pois �??recuperar o tempo perdido requer ainda mais tempo�?�; planejar o gerenciamento do cronograma, definir atividades, sequenciar, estimar os recursos e as durações das atividades, desenvolver e o cronograma.
4. Custos: Planejar o gerenciamento dos custos, estimá-los, determinar o orçamento, controlar os custos.
5. Qualidade: Planejar o gerenciamento, realizar a garantia, controlar a qualidade.
6. Recursos humanos: Planejar o gerenciamento dos recursos humanos, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto.
7. Comunicações: Planejar o gerenciamento, gerenciar e controlar as comunicações.
8. Riscos: Planejar o gerenciamento, identificar, realizar a análise qualitativa e quantitativa dos riscos, planejar suas respostas.
9. Planejar o gerenciamento das aquisições, conduzir, controlar e encerrar as aquisições.
10. Partes interessadas: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento, gerenciar e controlar o envolvimento.
Por fim dou aqui uma dica, o �??celebrate�?�, é importante comemorar, fizemos o que estava previsto, a empresa passou a ganhar mais, o patrão está feliz por ter alcançado seus objetivos e por qual razão não comemorarmos? Celebrar é preciso. Cria um clima de conquista no ambiente de trabalho facilitando assim o envolvimento dos colaboradores em desafios futuros.
Fonte: Palmério Gusmão �?? www.administradores.com.br