O que é um ERP?

A evolução tecnológica, o aquecimento â?? e até mesmo o desaquecimento â?? da economia, o aumento da oferta de crédito e o alcance de novos mercados estão entre os fatores que elevam significantemente a competitividade das empresas. Para se manter nesse patamar ou para continuar crescendo, as companhias precisam contar com gerenciamento adequado de seus recursos, dados e procedimentos. Um dos caminhos mais utilizados para isso é a adoção de soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, de sistemas de gestão empresarial.

O que é ERP e qual a sua utilidade?

Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para cada departamento da companhia, não seria melhor contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? � justamente isso que uma solução de ERP oferece.

Com um único sistema integrando todos os departamentos â?? ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto não está tendo a saída desejada e desenvolver uma nova estratégia para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para este trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar mais recursos.

Perceba, com estes exemplos, que há várias situações onde a integração de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, resultando em maior consumo de tempo, mais gastos e até em excessivos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

Neste ponto, você já deve ter percebido o quão importantes sistemas de gestão podem ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades.

O ERP custa pouco ou muito?

Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos executivos das Empresas sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.

A escolha do ERP adequado para sua empresa

Para ajudá-lo a saber qual o ERP mais adequado para a dinâmica do seu negócio, listamos abaixo os cinco primeiros passos que qualquer empresário precisa seguir para fazer a escolha certa:

1- Antes de qualquer coisa, identifique o seu real objetivo para a contratação de um sistema de gestão. Para isto, procure mapear as necessidades, ambições e prioridades da organização.

2- Convide os principais usuários do sistema para participarem do processo desde o início. Afinal, serão eles os principais responsáveis por acompanhar a implantação do projeto.

3- Ao procurar as opções de ERPs, faça comparações realistas que englobem as necessidades mais importantes da sua empresa.

4- A escolha da solução deve ser feita por uma comissão composta por representantes de diversos departamentos, incluindo o responsável pela área de Tecnologia e de Finanças.

5- Estude as competências da empresa que realizará o serviço de instalação, configuração, treinamento e suporte, verifique se a mesma exerce o seu trabalho com seriedade. Além disso, é importante que os seus profissionais, por parte do cliente, conheçam o negócio da própria empresa. Isto, sem dúvida, é um fator de sucesso do projeto de implementação de um ERP.

Lembre-se de não deixar para pensar em Software de Gestão Empresarial quando a situação estiver fora de controle! Garanta o crescimento estratégico e planejado de seu negócio!